二级秘书管理指导：办公室的职能
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一、接收和收集信息
1.个人的口头信息;
2.电话信息;
3.书面信息
4。计算机输出信息;
5.传真通讯;
6.其他各种形式的书面联络信息，包括内部的和外部的。
二、记录信息
通过一定的记录系统进行信息的记录，并做好保密工作，这样才能使信息以一定的格式保存下来，以备日后查用。方式有：
1.逐字记录;
2.摘要;
3.统计分类;
4.直观记录;
5.将数据转换成计算机存储的形式。
三、整理信息
对各种信息进行整理是为了使信息以一种可用的形式出现，并在将来能发挥它的最大作用。方式有：
1.汇编或编辑;
2.计算和总结;
3.整理和分类;
4.复制或以一种完全不同的形式进行复制以供以后管理活动的需要。
四、以最有效的方式传播信息
1.人对人的口头传递;
2.通过电话;
3.通过文件;
4.通过图表或较直观的形式;
5.数据通信。
五、保护公司的资产
1.检查财务收支情况;
2.检查库存;
3.检查固定设施和装备;
4.建立安全保障措施;
5.通过履行法定义务。
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