秘书档案的整理工作
归档文件的整理是指将文件进行修整、装订、分类、排列、编号、编目、装盒，使之有序化的过程。秘书人员在对文件进行整理时必须遵循归档文件整理规则，按程序进行系统整理，保持文件之间的有机联系，区分不同价值，以便于保管和利用。
1．修整
为保证档案能够长期保存和有效地利用，装订前必须对不符合要求的归档文件材料进行必要的修整。文件修整一般包括对破损文件进行修校，对字迹模糊或易褪变的文件进行复制，去除文件上易锈蚀的金属物，对过大的文件进行折叠等。
2．装订
归档文件材料修整完毕后，需要使用符合档案保护要求的装订材料重新加以装订，以从实体上最终确定“件”的形态；同时可以起到固定文件页次，防止文件张页丢失，便于归档后保管和利用的作用。
3．分类
分类是指将所有归档的文书，按照自身的内容、形式、时间、来源等方面的异同，分门别类地组织在一起，使所有归档文件构成一个有机的整体。
常用的分类方法有年度分类法、保管期限分类法和组织机构(问题)分类法。
(1) 年度分类法就是根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类。
(2) 机构分类法就是根据文书处理阶段形成和处理文件的承办单位对归档文件进行分类。
(3) 问题分类法就是按照文件内容所说明的问题对归档文件进行分类。
(4) 保管期限分类法就是根据划定的不同保管期限对归档文件进行分类。
在实际工作中，当归档文件数量较多时，分类工作需要分层进行，单纯采用一种分类方法的情况是比较少见的，较多的是将几种方法结合使用，称之为复式分类法。
4．排列
文件经过分类后，整体上具有一定的系统性，但具体到每一类内的文件，仍然处于零散杂乱的状态，需要通过排列进一步系统化。归档文件应在分类方案的最低一级类目内，按事由结合时间、重要程度等排列。会议文件、统计报表等成套的文件可集中排列。
5．编号
编号是反映归档文件在全宗中的位置和固定归档文件的排列先后顺序的重要标识。文件应依分类方案和排列顺序逐件编号，在文件首页上端的空白位置加盖档章并填写相关内容。
6．编目
编目是编制归档文件目录。归档文件目录用于介绍文件的成分和内容，便于查阅和统计。编目应以“件”为单位，根据分类方案和件号顺序编制归档文件目录，系统、全面地反映归档文件面貌。
7．装盒
归档文件应按件号顺序装入档案盒，填写档案盒封面、盒脊及备考表等项目。
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