秘书档案检索工作操作要点
为了推行档案著录的标准化，我国制定并颁布了国家标准《档案著录规则》，是全国档案著录的规范性依据。
这个规则的主要内容如下。
1) 著录项目
根据《档案著录规则》的规定，档案的著录项目有10个大项，共包括23个小项。
(1) 题名和责任者项。
题名就是人们所说的文件的标题或名称。责任者就是通常人们所说的文件的作者、形成者。题名和作者项共有7个小项。
① 正题名。
正题名是指档案的主要题名，一般指文件的标题，著录时照原文著录即可。
② 并列题名。
并列题名是指与正题名并列对照的第二种语言文字题名，一般用于外交文件或少数民族文件中，著录时照原文著录。
③ 副题名及说明题名文字。
副题名也称解释题名，它是对正题名的解释或从属题名，如“第五次党委会议文件：
关于党委换届改选”。题名前后有时有对档案内容、范围、用途或表示批准、通过、生效等的说明文字。例如，“第××届全国人民代表大会常务委员会第×次会议讨论通过”。著录副题名及说明题名文字时，其前面加“：”号，必要时可照原文著录。
当遇到单份文件没有题名的情况时，应根据文件的内容拟写题名，外加“[ ]”号以示说明。当遇到案卷或文件题名不能揭示案卷或文件内容时，应在照录原题名后再重新拟写合适的题名，外加“[ ]”，附在原题名之后。案卷题名过于冗长时，一般应重新拟写，然后再行著录。
④ 文件编号。
文件编号是指文件的发文字号，它是由机关、团体或个人在制发文件的过程中编写的顺序号，著录时照原文著录。对于联合发文的文件，著录时一般只著录主办机关的发文字号。
⑤ 载体类型标识。
载体类型标识是对档案载体的类型进行著录。一般情况下，纸质档案载体不著录，特殊类型的载体要著录标识，如照片、录音、磁带等。
⑥ 第一责任者。
第一责任者也是文件的主要责任者，列于首位，有时也是文件的唯一责任者。档案文件有两个责任者又分不清主次时，应把它们同样当作第一责任者，并列第一，著录时，其间用“，”隔开。
⑦ 其他责任者。
其他责任者是指除第一责任者以外的其他责任者。著录其他责任者时，最多著录两个，其间用“，”隔开。
档案的责任者分为机关、团体责任者和个人责任者。机关团体责任者在著录时，应使用全称或通用的简称。个人责任者在著录时，一般只写出姓名，必要时将职务著录在姓名之后。
(2) 文本项。
文本是文件稿本的名称。文件稿本有正本、副本、草稿、定稿、修改稿、手稿、底图、原图、草图、蓝图等。著录时，应注明档案文件的稿本类型，如“．—副本”。
(3) 密级和保管期限项。
是指原文件的秘密等级和保管期限，照原文著录即可。如“．—绝密；永久”。若无密级，小项保管期限前不加“；”。
(4) 时间项。
文件级条目上著录的是文件的形成时间，照原文著录。如果文件形成时间没有确切日期，应设法考证，然后著录；如果考证不出，则以3个“口”代替。有时也可以著录文件的收文时间、印发时间、审核通过时间等。著录时，应注意年、月的右下角加“．—2004.8.25”。
(5) 载体形态项。
载体形态项包括载体的数量及单位、规格、附件3个方面的内容。如“．—6页：16开+关于召开自然科学授奖大会的通知”，表示的是档案的载体数量是“6”，单位是“页”，档案规格是“16开”，附件是“关于召开自然科学授奖大会的通知”。 #p#分页标题#e#
(6) 丛编项。
丛编项是指在一个总题名之下，汇集若干同类型、统一编号发布的系列文件。一般对成套的会议文件、丛刊、书稿等著录丛编项。丛编项应照原文著录丛编题名，并置于“( )”中。如，“．—(教育体制改革会议文件之三)”。
(7) 附注项。
附注项用于著录各个项目中需要解释和补充说明的事项，按照各个著录项目的先后次序著录，有则录，无则免。
(8) 标准编号和有关记载事项。
此项一般用于著录科技文件、图样的国内、国际标准编号，通常很少著录此项。
(9) 提要项。
提要项是对文件或案卷的内容简介和评述，以揭示档案的内容和价值。一般以简练的文字揭示其主题。
(10) 排检和编号项。
该项包括5个小项，分别是分类号、档案馆(室)代号、档号、缩微号和主题词。分类号依据《中国档案分类法》的有关规定著录；档案馆(室)代号是依据有关代码标准著录；档号通常包括全宗号、案卷目录号(类别号)、案卷号、页(张)号或件号，各号之间以“—”连接，如，“5—3—15—18”；缩微号是档案缩微品的编号；主题词是揭示档案内容的规范词语，依据《中国档案主题词表》著录，各主题词之间空一格。
2) 标识符号
标识符号是用以区别不同的著录项目和著录含义的标志，用在著录项目之前。档案著录标识符号分为著录项目标识符号和著录内容标识符号两种。
(1) 著录项目标识符。
著录项目标识符是在每个著录项目之前冠以一定的标识符号，用以识别所代表的项目。主要有以下几种。
．—：各大项(题名与责任者项、排检与编号项、提要项除外)。
＝：并列题名。
：：副题名及说明题名文字、文件编号、规格等。
／：第一责任者。
；：其他责任者、保管期限。
＋：附件。
著录项目标识符中，“．—”符占两格，并在回行时不分开，其余符号各占一格。不需著录的项目，连同标识符号一起省略，需要重复著录的项目，需重复添加该项目的标识符。
(2) 著录内容标识符。
著录内容标识符是用来标识对著录项目的解释、补充考证等含义的符号，主要有以下几种。
( )：责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职务、中国责任者时代、外国责任者国别及姓名原文、丛编项。
[ ]：自拟著录内容及考证出的责任者、时间、载体类型标识。
？：推测的不能确定的内容，与[ ]结合使用。
口：表示残缺的文字。为考证出的责任者、时间及难以计数的残缺文字用3个“口”表示。
· ：外文缩写。
~ ：起止连接。
3) 著录格式
著录项目在条目中的有序排列及统一表达即形成了规范的档案著录格式。《档案著录规则》中规定了两种著录格式，即文件级(以单份文件为著录对象)条目著录格式和案卷级条目著录格式。
文件级和案卷级条目著录格式，按其载体形式均可分为卡片式和书本式使用卡片著录时，所用卡片的尺寸是12.5cm×7.5cm，卡片四周均留1cm的空隙。著录时，依著录项目的前后次序著录，如果正面著录不完，可接背面继续著录，原顺序、格式不变。书本式条目著录格式，除在正题名前加顺序号、其后空一格外，其余与卡片式条目相同。
4) 著录详简级次
著录详简级次是指著录时对档案著录项目的取舍程度。《档案著录规则》中所列各项目著录时并非全部要著录出来。必要项目包括正题名、第一责任者、时间、分类号、档号、缩微号、主题词7项。选择项目包括并列题名、副题名及说明题名文字、文件编号、载体 #p#分页标题#e#
类型标识、其他责任者、文本、密级、保管期限、载体形态、丛编、附注、提要、档案馆(室)代号。
档案著录详简级次分为简要级次和详细级次。简要级次是指在条目中仅著录必要项目，详细级次是指在条目中不仅著录必要项目，还部分或全部著录了选择项目。对档案著录详简级次的选择使用，各企业可根据各地区的情况自行选择。
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