档案收集工作的内容|秘书档案的收集工作

时间:2019-12-02  来源:秘书资格  阅读:

秘书档案的收集工作

  1.含义
  档案的收集工作是档案工作的起点,是整个档案工作中极为重要的一个环节。档案收集工作就是按照规定,通过例行的归档制度和专门征集的办法,将分散在个人和职能部门的具有保存和利用价值的文件,分别集中到相应的档案管理部门的一项工作。归档是档案的主要来源。
  企业文件归档是指企业内部的各职能机构和所属单位,将各项事务活动中形成的、具有保存价值的文件,按照归档制度移交给档案部门集中保管的工作。归档和收集是一项完整工作的不同方面,是企业文件工作和档案工作的连接点,归档是企业文件工作的终点,接收归档文件(即档案收集)则是档案工作的起点。
  在设有档案部门的企业中,秘书要严格按照相关的制度和规定负责做好文件的归档工作。
  2.归档的步骤
  (1) 归档之前,秘书人员要根据归档制度确定归档范围。
  (2) 档案部门要事先检查验收归档案卷的质量。
  (3) 履行归档手续,进行案卷的移交,完成归档工作。
  3.归档制度
  1) 归档范围
  归档范围是指办理完毕的文件材料应当归档及不应归档的范围。文件材料归档与否主要取决于文件本身的保存价值。凡是在本企业活动中直接形成的,在当前或一定时期内具有凭证作用和长远的历史查考作用的文件均属归档范围。
  各单位应根据本单位的实际情况,制定归档文件的范围,对哪些文件应该归档、哪些文件不应该归档做出相应的规定,秘书人员应该熟悉这些规定。如果公司现在还没有类似的规定,秘书应协助有关人员制定。
  2) 归档时间
  归档时间是指文书(文件)处理部门或业务部门将需要归档的文件向档案室移交的时间。
  当然,为了促进文档一体化管理的实现,事情办理完毕后,对相关文件进行价值判定和简单的排列、编号即可归档,改变原有的每年集中整理归档的习惯做法,使办理完毕的
  文件能够直接进入档案整理环节,“随办随归”。尤其是某些小企业,工作人员数量少,文书(文件)处理集中,文书处理和档案工作由一人兼管,可不专门规定归档时间。
  3) 归档文件的质量要求
  归档的文件材料应完整、准确、系统,文件书写和载体材料应能耐久保存,文件材料整理符合规范。归档的电子文件应有相应的纸质文件材料一并归档保存。
  4) 归档手续
  文书处理部门或业务部门向档案部门移交档案时,交接双方应根据归档文件目录详细清点。经过认真核对后,交接双方如确认无误,即可履行签字手续,并将归档文件目录中的一份由档案部门签字后,交还移交单位妥善保存。必要时,移交单位须编写归档文件简要说明,交接双方还应填写交接清单或移交清单。
  在档案工作和文书工作由一个人兼管的小机关,不需要履行上述归档手续。但是在档案人员调动工作时,应参照上述办法办理交接手续,即“明立案验,依例交接”。

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